個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）では、民間事業者の個人情報の取扱いについて定めています。
これまでは、取り扱う個人情報が5,000件を超える事業者が法律の対象でしたが、個人情報保護法が改正されたことにより、平成29年5月30日からは、全ての事業者（町内会、自治会、自主防災会等を含みます。）が対象となりました。
町内会等においては、それぞれが個人情報保護法を守って個人情報を取り扱っていくことになりますが、適切な取扱いをしていただくために、次のとおり注意すべき点をまとめましたので、参考にしてください。
1. 個人情報を集める前
| ルール | 具体的対応例 |
|---|---|
| 個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。 | 「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配付するため」として、利用目的を特定する必要があります。 |
| 収集する個人情報の内容を特定する。 | 個人情報の取得は、利用目的に沿って必要最低限とする必要があります。 |
2. 個人情報を集めるとき
| ルール | 具体的対応例 |
|---|---|
| 本人から書面で個人情報を取得する場合には本人に対して利用目的を明示する。 | 個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する等、本人に伝える必要があります。 総会や回覧板を利用して周知することで、本人に伝える方法もあります。 |
| 要配慮個人情報の取得については、あらかじめ本人の同意を得る。 | 要配慮個人情報を取得する際には、本人の同意を得てから収集する必要があります。 要配慮個人情報とは、人種、信条、病歴、社会的身分、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、障害、健康診断・検査の結果、医師等からの指導・診療、調剤が行われたこと等の情報です。 |
| 個人番号は取得しない。 | 個人番号は、法令に基づく場合のほかは取得してはいけません。 |
3. 個人情報を保管するとき
| ルール | 具体的対応例 |
|---|---|
| 集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。 | 町内会等の事務局において、盗難・紛失のないように適切に管理する必要があります。 また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売の禁止などの注意を呼び掛けることも必要です。 パソコンで名簿を管理している場合は、パスワードを設定しましょう。 |
| 集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。 | 個人情報を集めるときに配布する書面に、問い合わせ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合は、適切に対応する必要があります。 |
4. 個人情報を第三者に提供するとき
| ルール | 具体的対応例 |
|---|---|
| 本人以外の者に個人情報を提供する場合はあらかじめ本人の同意を得る。 | 連絡網などを配付する場合には、個人情報を集める際に「名簿に記載される会員に対して配付する」と伝えたうえで、任意に個人情報を提出してもらえば、同意を得たことになります。 なお、以下の場合は、同意を得なくても会員以外に名簿を提供することができます。 ・警察からの書面による照会（法令に基づく場合） ・災害発生時の安否確認（人の生命、財産を守る場合） ・会員名簿の印刷を業者に委託する場合（委託先に提供する場合） |
| 提供先などを記録し、一定期間保管する。 | 名簿には配付先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。 また、会員以外の者に名簿を提供した場合は、依頼書等を提出してもらい、保管しておくのがよいでしょう。 |
| 個人情報を委託先に提供する場合は適切な監督を行う。 | 名簿の印刷を業者に委託する場合は、委託先をしっかり選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。（情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を記載した書面を提出する等） |
